El cambio de las aulas de examen a las plataformas de evaluación en línea ha generado, de forma silenciosa, un importante desafío en la gestión de datos.
En los exámenes tradicionales en papel, el ciclo de vida es relativamente sencillo. Los exámenes se recogen, se almacenan según las normas institucionales y se destruyen cuando ya no son necesarios.
Los exámenes en línea se diferencian porque dejan una huella digital mucho mayor. Además de las respuestas y los resultados, las instituciones también recopilan información de identificación, grabaciones de audio y vídeo, capturas de pantalla, escaneos de la sala y otros datos de supervisión para mantener la integridad e identificar comportamientos sospechosos.
La tentación es conservarlo todo. El almacenamiento es relativamente económico, borrar información puede parecer irreversible y las instituciones pueden pensar que los datos podrían resultar útiles si los resultados se cuestionan posteriormente.
Sin embargo, la estrategia de “guardar todo, por si acaso” no es sostenible. De hecho, genera problemas de cumplimiento normativo a largo plazo y expone a las instituciones a importantes riesgos de seguridad.
Una mayor vigilancia no significa automáticamente una mayor seguridad.
La integridad de los exámenes en línea es fundamental. Las instituciones necesitan tener la seguridad de que la persona que realiza la evaluación es el candidato adecuado y de que se están cumpliendo las normas.
Sin embargo, existe el peligro de equiparar una mayor vigilancia con una mayor seguridad.
Cada dato adicional recopilado crea un activo más que debe almacenarse, protegerse y eliminarse. Las grabaciones de vídeo son especialmente controvertidas porque contienen los rostros, las voces y otra información personal identificable de los candidatos.
Esto plantea una pregunta importante para las instituciones y los proveedores de evaluaciones: no solo podemos recopilar esta información, sino que ¿es necesario hacerlo?
Las leyes federales, como la Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar y la Ley de Protección de la Privacidad Infantil en Internet, exigen que las instituciones reduzcan al mínimo la recopilación, el almacenamiento y el intercambio de datos, y que obtengan el consentimiento explícito.
Otras leyes internacionales de privacidad, como la Ley de Privacidad de 1988 en Australia, la Ley de Protección de Datos Personales en Singapur y la Ley de Protección de Información Personal en Sudáfrica, por ejemplo, también exigen que las instituciones sigan principios similares.
Por lo tanto, una estrategia de examen verdaderamente segura debe explicar por qué existen los datos de supervisión y definir claramente cuándo ya no son necesarios.
La mitad olvidada de la seguridad en los exámenes
La tecnología de supervisión utilizada por las plataformas de exámenes en línea es objeto de un escrutinio exhaustivo, y con razón, ya que los candidatos deben proporcionar sus datos personales y dar su consentimiento para algún tipo de monitoreo. Por consiguiente, la forma en que se gestionan esos datos merece la misma atención.
Supongamos que una institución tiene plazos claramente definidos para la presentación de solicitudes de apelación e investigación académica. Una vez que expiran esos plazos, ¿qué sucede con los datos de los exámenes asociados?
Si la respuesta es, en efecto, «nada», tenemos un problema.
Almacenar datos de forma segura e indefinida no es lo mismo que gestionarlos adecuadamente. En cambio, las instituciones deberían diseñar procesos de evaluación en línea que abarquen todo el ciclo de vida de la información: recopilación, acceso, almacenamiento, retención y eliminación permanente.
Esto implica estar preparado para la eliminación de datos. Una institución preparada para la eliminación de datos sabe qué información posee, por qué la posee y cuándo deben eliminarse las distintas categorías de información. Una vez finalizados los períodos de apelación o investigación pertinentes, los datos de supervisión pueden eliminarse de forma segura, mientras que los registros esenciales se conservan de acuerdo con los requisitos aplicables.
A partir de este momento, la eliminación deja de ser una tarea ocasional de limpieza informática y se convierte en una parte integral del propio proceso de evaluación.
Acumular datos tiene un precio.
Una buena gobernanza de datos no se trata solo de reducir el riesgo regulatorio. También existen razones prácticas para la moderación.
Un único examen en línea puede no generar una cantidad abrumadora de información. Sin embargo, si se multiplican las grabaciones y los datos de seguimiento de miles de candidatos, múltiples evaluaciones y varios años, el espacio de almacenamiento necesario puede aumentar rápidamente.
Esto implica mayores costos de infraestructura y copias de seguridad, más información que gestionar para los equipos de TI y seguridad, y una mayor cantidad de datos confidenciales que proteger. Las consecuencias de una brecha de seguridad también pueden ser más graves.
Esta vulnerabilidad se manifiesta con especial claridad en la educación y la formación profesional. Ante la implacable ola de ciberataques que sufren las instituciones de todo el mundo , establecer políticas más estrictas de retención de datos y centrarse en una supervisión proporcional se está convirtiendo rápidamente en una característica fundamental de las instituciones seguras.
Para los usuarios de exámenes en línea, la lección es clara. La minimización de datos debe considerarse más que un mero trámite. Se trata de una decisión arquitectónica y operativa que puede reducir la complejidad, controlar los costos y facilitar la escalabilidad de los exámenes en línea.
La buena gobernanza distinguirá a los líderes de los rezagados.
Es probable que los exámenes en línea sigan siendo una parte importante de la educación, la certificación profesional y la formación laboral. Por ello, resulta cada vez más difícil ignorar las preguntas sobre sus prácticas de gestión de datos.
Las instituciones y los proveedores de evaluación deberían poder responder a algunas preguntas aparentemente sencillas: ¿Qué información recopilamos? ¿Por qué la necesitamos? ¿Quién puede acceder a ella? ¿Durante cuánto tiempo la conservaremos? Y, lo que es fundamental, ¿podemos demostrar un proceso auditable que muestre que se ha eliminado permanentemente una vez finalizado dicho período?
Por lo tanto, la siguiente fase de la evaluación en línea no puede definirse únicamente por una mejor tecnología de monitoreo. Requiere, además, una mejor gobernanza de la información. La confianza no surge de recopilar la mayor cantidad de datos posible, sino de demostrar control sobre los datos que realmente deben existir.
En el caso de los exámenes en línea seguros, saber cuándo pulsar el botón de borrar puede ser tan importante como saber cuándo pulsar el botón de grabar.
Fuente: Dr. James Gupta / eschoolnews.com
